Regolamento (UE) 2016/679 · Enti del terzo settore · Immagini e minori
Pro Loco e protezione dei dati personali: fotografie, minori e tesseramento
Le sagre si documentano, non si sospendono. Cosa può fare davvero una Pro Loco quando scatta, pubblica e tessera, alla luce del regolamento europeo e dell'orientamento del Garante del 27 marzo 2025.
DPO di Marco La Diega · Agosto 2026 · Lettura 12 min
01Perché una Pro Loco è titolare del trattamento
Le associazioni Pro Loco svolgono un ruolo centrale nella valorizzazione del patrimonio culturale, turistico ed enogastronomico locale. Dal punto di vista giuridico, con l'entrata in vigore del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117 (codice del terzo settore), quasi tutte rientrano nella categoria degli enti del terzo settore (ETS), come associazioni di promozione sociale (APS) oppure organizzazioni di volontariato (ODV), con conseguente obbligo di iscrizione al Registro unico nazionale del terzo settore (RUNTS).
Questa qualificazione significa una cosa semplice: la Pro Loco risponde della protezione dei dati personali che raccoglie, dal regolamento (UE) 2016/679 (noto come GDPR) al codice in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196). Il legale rappresentante pro tempore risponde direttamente dell'adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate.
La gestione della protezione dei dati negli enti del terzo settore poggia su un principio solo: la responsabilizzazione. Non si tratta di burocratizzare la festa di paese, ma di costruire un sistema trasparente, dove i dati vengono raccolti in modo minimale e conservati solo per il tempo necessario.
L'interessato è la persona fisica a cui i dati si riferiscono. Per una Pro Loco gli interessati sono molti e diversi tra loro: i soci, i volontari, i fornitori, i visitatori della sagra fotografati durante la manifestazione, i bambini che partecipano ai laboratori, i genitori che firmano le liberatorie.
Ognuno di loro ha diritti che l'associazione deve poter garantire: sapere quali dati sono trattati e perché, chiederne la correzione o la cancellazione, opporsi al trattamento. Non è un adempimento astratto: è la persona che si presenta al banchetto e chiede che la sua foto venga tolta dalla pagina dell'associazione.
02Tesseramento, libro soci e registro dei volontari
Quando un socio si iscrive, l'associazione raccoglie nome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono. Qual è la base giuridica? Non il consenso, ma l'esecuzione del contratto associativo. L'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del regolamento europeo consente il trattamento necessario a eseguire misure contrattuali richieste dall'interessato.
Tradotto: chi si associa accetta che siano trattati i dati necessari per essere socio (libro soci, convocazioni assembleari, riscossione della quota). Non serve un consenso separato per questo.
Se la Pro Loco vuole inviare comunicazioni periodiche di natura promozionale, offerte di terzi o messaggi che escono dalla gestione ordinaria, allora sì: serve un consenso distinto, libero e facoltativo, con caselle di controllo non preselezionate e possibilità di revoca in ogni messaggio.
Sulla conservazione dei dati di chi non è più socio (recesso, esclusione, mancato rinnovo) i tempi sono differenziati. La documentazione contabile e fiscale, comprese le ricevute di versamento, va conservata dieci anni per adempiere agli obblighi fiscali. L'archivio storico è una cosa distinta: la Pro Loco può mantenere un albo degli ex soci come memoria dell'associazione senza chiedere un consenso aggiuntivo, purché il trattamento resti circoscritto alle legittime attività dell'ente.
I dati degli ex soci non si comunicano a terzi e i loro recapiti non si usano per invii promozionali senza consenso esplicito. Farlo configura una violazione del principio di liceità.
Un ultimo punto operativo: il registro dei volontari, obbligatorio ai sensi del codice del terzo settore, va mantenuto distinto dal libro soci. E se è gestito con un programma fornito da un soggetto esterno, quel fornitore va nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del regolamento europeo.
03La fotografia è un dato personale
È dato personale qualsiasi informazione che permette di identificare una persona, direttamente o indirettamente: nome, indirizzo, recapito di posta elettronica, codice fiscale, ma anche il numero di tessera associativa o la targa dell'automobile parcheggiata al raduno.
Una fotografia è a tutti gli effetti un dato personale, perché il volto identifica la persona meglio di qualsiasi codice. Ma c'è di più: una foto può rivelare anche categorie particolari di dati, quelli che un tempo si chiamavano dati sensibili, disciplinati dall'articolo 9 del regolamento europeo. Uno scatto può mostrare una carrozzina o un ausilio sanitario e rivelare una condizione di disabilità, può ritrarre una persona in preghiera durante una processione religiosa e rivelarne le convinzioni, può documentare la partecipazione a una manifestazione politica o sindacale.
Il punto pratico è questo: la stessa foto scattata alla sagra può contenere, senza che nessuno ci abbia pensato, informazioni che la legge protegge in modo rafforzato. Per queste categorie il legittimo interesse non basta e serve una base giuridica più solida, di norma il consenso esplicito dell'interessato. È il motivo per cui, prima di pubblicare, vale sempre la pena guardare la foto una seconda volta.
04Riprese durante sagre ed eventi: dove sta la linea
Le immagini di sagre, costumi locali, festività tradizionali e cerimonie folcloristiche non sono semplice documentazione amministrativa: sono uno strumento di conservazione del patrimonio immateriale. Molte tradizioni, riti locali e gestualità rischiano di scomparire se non vengono testimoniati visivamente, e le Pro Loco svolgono esattamente questa funzione di memoria visiva della comunità.
Per questo la normativa non vieta la fotografia durante gli eventi pubblici: la regola con precisione, riconoscendo sia il valore documentale sia il diritto delle persone a essere protette. L'obiettivo è l'equilibrio: documentare il patrimonio senza esporre i singoli.
In Italia si sommano due piani. Il primo è il regolamento europeo, per cui la foto che consente di identificare una persona è un dato personale (articolo 4). Il secondo è la legge 22 aprile 1941, n. 633 sul diritto d'autore (LDA), che agli articoli 96 e 97 stabilisce che il ritratto di una persona non può essere esposto, riprodotto o messo in commercio senza il suo consenso, salvo eccezioni precise: notorietà o ufficio pubblico della persona ritratta, esigenze di giustizia o di polizia, scopi scientifici, didattici o culturali, collegamento a fatti, avvenimenti e cerimonie di interesse pubblico oppure svoltisi in pubblico.
Il punto chiave, confermato dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 marzo 2025 (documento web n. 10148557), è che la semplice presenza a un evento pubblico non legittima la pubblicazione indiscriminata di primi piani di persone identificabili. Tutto dipende dalla natura dello scatto (immagine d'insieme oppure ritratto) e dalla tipologia dell'evento.
Va chiarito subito un equivoco: questo non significa che le Pro Loco debbano smettere di fotografare. Al contrario. Documentare una sagra, una processione, un palio o una rievocazione storica è parte della missione stessa dell'associazione ed è il modo in cui un territorio racconta sé stesso e attrae visitatori. Rinunciare a fotografare per timore sarebbe un danno culturale, non una tutela.
Fotografate pure. Basta sapere dove sta la linea.
Si può fare, senza problemi
- raccontare il contesto: la piazza gremita, gli stand, l'allestimento, lo spettacolo, il corteo, i tavoli della sagra;
- riprendere il pubblico in campo largo, dove le persone fanno parte della scena e non ne sono il soggetto;
- fotografare soci e volontari impegnati nella manifestazione, anche in primo piano: chi cucina agli stand, chi sfila in costume, chi suona nella banda, chi premia i vincitori. Sono persone che svolgono attivamente un ruolo pubblico nell'evento e che l'associazione ha già informato;
- documentare autorità, relatori e ospiti durante gli interventi ufficiali.
Meglio non pubblicare senza consenso
- il primo piano di un visitatore qualsiasi, per quanto la foto sia riuscita. Il bambino che mangia il gelato con la faccia sporca è uno scatto bellissimo, ma è il ritratto di una persona che non ha scelto di essere protagonista;
- i gruppetti isolati dal contesto, dove l'inquadratura sceglie quelle persone e non la scena;
- qualsiasi immagine dove il soggetto è riconoscibile e identificabile come individuo, non come parte della folla.
La domanda da farsi davanti a una foto, prima di pubblicarla, è semplice: sto raccontando l'evento oppure sto ritraendo una persona? Se la risposta è la seconda, o quella persona ha un ruolo attivo nella manifestazione, oppure serve il suo consenso. E se la foto è troppo bella per rinunciarci, la soluzione esiste ed è banale: chiedere. Bastano dieci secondi, un sorriso e una liberatoria firmata al banchetto informativo. Nella maggior parte dei casi la risposta è sì, ed è anche un'occasione per far conoscere l'associazione.
05Scatto e pubblicazione: la differenza che cambia tutto
Qui sta il punto che sfugge più spesso. Durante una sagra in piazza i fotografi dell'associazione possono scattare immagini di folla senza consenso preventivo, per documentare l'evento: chi partecipa ha una ragionevole aspettativa di comparire in inquadrature generali.
Ma se lo scatto isola una persona, il trattamento cambia natura. Non è più documentazione dell'evento, è il ritratto di un individuo. Se la Pro Loco intende pubblicare quella foto in rete o su materiale promozionale, deve raccogliere il consenso.
Foto di folla (sfondo ampio, volti non distinguibili): nessun consenso, legittimo interesse.
Foto di individui in primo piano: consenso necessario per la pubblicazione.
Ogni tipo di evento, poi, ha regole proprie. La tabella che segue riassume la classificazione operativa.
| Tipologia di evento | Foto panoramiche e di folla | Primi piani e soggetti isolati | Obblighi informativi |
|---|---|---|---|
| Pubblico e istituzionale (sfilata storica, commemorazione) | Legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) in combinato con l'articolo 97 LDA) | Consenso esplicito, salvo cariche pubbliche o persone notorie | Cartellonistica agli accessi e informativa sul sito |
| Aperto al pubblico (sagra in piazza, mostra mercato) | Legittimo interesse a documentare la manifestazione | Consenso esplicito per i soggetti in primo piano | Segnaletica ai varchi di accesso e nei punti principali |
| Privato o riservato (cena sociale, assemblea) | Consenso esplicito dei partecipanti | Consenso esplicito preventivo e formale | Informativa consegnata all'iscrizione oppure all'ingresso |
Fonte: regolamento (UE) 2016/679, articoli 6 e 9; legge 22 aprile 1941, n. 633, articoli 96 e 97; provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 marzo 2025 (documento web n. 10148557).
06Informativa a più livelli: il cartello e il testo esteso
Il Garante ha chiarito con il provvedimento del 27 marzo 2025 che l'informativa va fornita anche per le riprese effettuate in contesti pubblici. Non si può dire di essere trasparenti se i visitatori di una sagra non sanno che verranno fotografati. E qui sta il fraintendimento più comune: informare non significa chiedere il permesso. Sono due cose distinte, con due strumenti distinti. L'informativa si rende disponibile a tutti, la liberatoria si firma solo quando serve il consenso (primi piani, minori, immagini che rivelano categorie particolari di dati).
Come si fa senza paralizzare la festa? Con due livelli.
Primo livello
Cartelli sintetici agli ingressi dell'area, alle casse e nei punti di aggregazione, con il simbolo della fotocamera, l'indicazione che si svolgono riprese fotografiche e video, il nome della Pro Loco quale titolare del trattamento, i recapiti e un codice QR che rimanda al testo completo.
Secondo livello
L'informativa completa, redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 del regolamento europeo, consultabile tramite il codice QR, pubblicata su una pagina stabile del sito dell'associazione, affissa nella bacheca della sede, disponibile in copia cartacea presso il punto informativo e inviata per posta elettronica a chi la richiede.
Il testo di secondo livello non è una liberatoria e non va firmato da nessuno. Deve dire chi è il titolare, quali immagini vengono raccolte, per quali finalità, su quale base giuridica (distinguendo riprese d'insieme, ritratti individuali, immagini di minori e immagini che rivelano categorie particolari di dati), chi può vederle, se ci sono trasferimenti verso Paesi terzi legati all'uso di piattaforme, per quanto tempo restano disponibili, quali diritti si possono esercitare e come, e come proporre reclamo al Garante.
Sul cartello e nell'informativa va scritto che chi non desidera essere fotografato può segnalarlo al personale presente al punto informativo, e che la richiesta verrà rispettata. Nella pratica è la misura che previene il novanta per cento delle contestazioni.
07Minori: tutela rinforzata, senza scorciatoie
Il regolamento europeo definisce i minori persone fisiche vulnerabili (considerando 38 e 75), perché possono essere meno consapevoli dei rischi e delle conseguenze del trattamento dei dati. Quando le iniziative Pro Loco coinvolgono bambini e ragazzi (sfilate allegoriche, giochi tradizionali, laboratori didattici), la gestione delle immagini deve essere massimamente cautelosa.
Per fotografare, riprendere e pubblicare immagini di minori in modo chiaramente identificabile è obbligatorio acquisire il consenso scritto ed esplicito di chi esercita la responsabilità genitoriale, di norma entrambi i genitori. Non valgono autorizzazioni verbali né liberatorie generiche inserite in moduli predisposti per altre finalità.
Il modulo di liberatoria per il minore deve indicare con chiarezza i canali di diffusione (sito, pagine dell'associazione sulle piattaforme, pubblicazioni cartacee), le finalità esclusive (promozione culturale, documentazione storica), l'assenza di finalità commerciali e di cessione a terzi, e infine come e quando i genitori possono revocare il consenso e chiedere la rimozione dell'immagine.
Il Garante, insieme al Comitato europeo per la protezione dei dati e all'autorità francese Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), ha più volte segnalato i pericoli della sovraesposizione dei minori in rete. Pubblicare foto di bambini senza criterio li espone a rischi concreti: adescamento, furto di identità visiva, reimpiego improprio delle immagini.
In una manifestazione aperta al pubblico non è realistico raccogliere l'autorizzazione per tutti i minori presenti. Se l'associazione intende comunque diffondere fotografie, deve applicare tecniche di mitigazione: privilegiare riprese panoramiche o da tergo, dove i volti non sono riconoscibili; rendere irriconoscibili i volti nitidi con pixellatura o pittogrammi; per laboratori e campus, evitare la pubblicazione su pagine ad accesso libero e usare archivi in rete protetti da credenziali, riservati ai soli genitori dei partecipanti.
Il principio guida resta uno: il diritto alla riservatezza del minore prevale su qualsiasi esigenza di promozione dell'evento.
08Italia e Francia a confronto
L'orientamento italiano integra il regolamento europeo con la legge sul diritto d'autore. Il Garante riconosce il legittimo interesse a documentare eventi di interesse pubblico (articolo 97 LDA), ma richiede il consenso esplicito per i primi piani di persone non notorie, e ha chiarito che la presenza a un evento pubblico non autorizza da sola la pubblicazione di immagini dettagliate. Sul patrimonio immateriale e sulla documentazione culturale tiene conto della finalità di conservazione storica e culturale prevista dall'articolo 9, paragrafo 2, lettera d) del regolamento europeo.
La CNIL applica il diritto all'immagine (droit à l'image) in modo più rigoroso: richiede l'autorizzazione scritta come regola, con eccezione per i soggetti non identificabili o integrati nella folla durante eventi di attualità. Sulla conservazione, precisa che le fotografie fornite dai soci al momento del tesseramento (le classiche foto tessera) vanno eliminate al termine dell'anno sociale. Sulla comunicazione, incoraggia esattamente il modello a due livelli: cartelli sintetici accoppiati a note dettagliate sul sito dell'ente.
Un orientamento europeo sostanzialmente uniforme: aderire a un'associazione e partecipare a un evento non comportano la rinuncia alla protezione dei dati personali.
09Le quattro linee direttrici
L'adeguamento alla normativa sulla protezione dei dati personali è, per una Pro Loco, un fattore di consolidamento della fiducia con soci, volontari e cittadinanza. Come confermato dai provvedimenti dell'autorità di controllo, la natura non lucrativa e la finalità di promozione sociale degli enti del terzo settore non esentano dal rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.
| Attività | Base giuridica | Prassi raccomandata |
|---|---|---|
| Iscrizione del socio | Esecuzione di misure contrattuali (articolo 6, paragrafo 1, lettera b)) | Nessun consenso per il libro soci. Caselle separate per le finalità promozionali |
| Registro dei volontari | Obbligo legale, decreto legislativo 117/2017 (articolo 6, paragrafo 1, lettera c)) | Mantenerlo distinto dal libro soci. Nominare i fornitori dei programmi ai sensi dell'articolo 28 |
| Foto della sagra (panoramiche) | Legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f)) e articolo 97 LDA | Cartelli con codice QR agli accessi. Evitare la ripresa di chi esprime diniego |
| Foto della sagra (primi piani) | Consenso esplicito (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)) | Liberatoria scritta prima della pubblicazione in rete |
| Iniziative con minori | Consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)) | In assenza di liberatoria: pixellatura dei volti o pittogrammi |
| Comunicazioni promozionali | Consenso esplicito e facoltativo (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)) | Casella di adesione attiva e non preselezionata. Possibilità di revoca in ogni messaggio |
Fonte: regolamento (UE) 2016/679; decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117; legge 22 aprile 1941, n. 633.
Registro delle attività di trattamento
Anche quando non è tassativamente obbligatorio per gli enti di dimensioni ridotte, è lo strumento primario per mappare i flussi di dati interni (soci, volontari, immagini, fornitori) e dimostrare la responsabilizzazione dell'ente.
Modulistica e informativa a più livelli
Aggiornare i moduli di iscrizione separando la gestione statutaria dalle finalità promozionali. Predisporre i cartelli sintetici con codice QR da posizionare agli ingressi di sagre ed eventi.
Istruzione di personale e volontari
Chi si occupa di tesseramento, casse, fotografie e riprese deve ricevere istruzioni esplicite dal consiglio direttivo sulle regole da rispettare, con attenzione particolare ai minori e alla gestione delle richieste degli interessati.
Gestione tempestiva dei diritti
Assicurare un presidio costante dei canali di contatto. Se un cittadino o un genitore chiede la rimozione di una fotografia, l'associazione è tenuta a procedere alla cancellazione o all'oscuramento in tempi rapidi e senza addebiti (articoli 17 e 21 del regolamento europeo).
Da verificare prima della prossima sagra
- La Pro Loco è iscritta al RUNTS e il registro dei volontari è tenuto distinto dal libro soci
- I moduli di iscrizione distinguono la gestione associativa dalle finalità promozionali, con caselle non preselezionate
- I fornitori di programmi e servizi in rete sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28
- Esistono i cartelli di primo livello con codice QR, pronti per gli ingressi e le casse
- L'informativa estesa è pubblicata su una pagina stabile del sito e disponibile in copia cartacea al punto informativo
- Sono disponibili moduli di liberatoria distinti per adulti e per minori, con indicazione dei canali di diffusione e delle modalità di revoca
- I volontari che scattano fotografie sanno distinguere una ripresa d'insieme da un ritratto
- Esiste un recapito attivo e presidiato per le richieste di rimozione, con un tempo di risposta definito
- Le fotografie destinate all'archivio storico sono separate da quelle destinate alla pubblicazione
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